TeamDrive: „Bonpflicht für alle Betriebe“
- TeamDrive-Chef Detlef Schmuck: „Was für den Bäcker die Bonpflicht, ist für andere Betriebe die GoBD“
- Alle geschäftlichen Computerdateien müssen unveränderbar aufbewahrt werden
- Bei Zuwiderhandlungen drohen Steuernachzahlungen und Strafen
- Alle sind betroffen einschließlich Handwerker, Heilpraktiker, Berater, Selbstständige
Während sich die halbe Welt über die Bonpflicht für Bäcker aufregt, gilt sie für viele andere Betriebe wie etwa Handwerker, Heilpraktiker, Berater und Selbstständige schon seit 2015. Sie heißt dort nur nicht Bonpflicht, sondern GoBD als Kürzel für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Im Kern geht es um dasselbe: Die jeweilige geschäftliche Transaktion – der Kauf eines Brötchens, die Reparatur einer Dachrinne, die Beratung eines Kunden – soll unveränderbar dokumentiert werden, um nachträgliche Manipulationen auszuschließen. Beim Bäcker stellt der ausgedruckte Bon das unveränderbare Dokument dar, andere Betriebe müssen dafür sorgen, dass ihre digitalen Dokumente (Dateien) nicht nachträglich verändert werden können. In allen Fällen will der Gesetzgeber gegen Abrechnungsbetrug und Schwarzgeld vorgehen, um das Steueraufkommen zu sichern. Wer sich nicht daran hält, muss bei der nächsten Betriebsprüfung mit empfindlichen Nachzahlungen rechnen, weil die Finanzämter die Steuern einfach schätzen – und zwar zu ihren Gunsten. Hinzu kommen je nach Umfang weitere Strafen, wenn der Betrieb etwa überhaupt keine GoBD-Anstrengungen vorzuweisen hat. Auf diese Umstände weist die Hamburger Firma TeamDrive hin, die einen Datendienst anbietet, mit dem Betriebe ohne größeren Aufwand GoBD-konforme Ablagen und Verarbeitungsverfahren einrichten können.
Computerdateien müssen unveränderbar gespeichert werden
Um der GoBD als einer Art „allgemeiner Bonpflicht“ zu genügen, müssen die Firmen alle Computerdateien so speichern, dass ein Betriebsprüfer später alle Veränderungen lückenlos nachvollziehen kann. Das gilt nicht nur für Rechnungen, sondern beispielsweise auch für Angebote und Kalkulationen. Genau dies, die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen, bietet TeamDrive mit seinem gleichnamigen Dateiverwaltungssystem. Unabhängig davon, welche Programme im Betrieb zum Einsatz kommen, also beispielsweise Microsoft Word oder Excel, sorgt das TeamDrive-System dafür, dass die Anforderungen der GoBD so erfüllt werden können, wie es das Finanzamt verlangt.
Word, Excel usw. können weiterhin verwendet werden
TeamDrive besteht aus zwei Teilen: Die Software wird auf alle betrieblichen Computer aufgespielt, die Dateiablage erfolgt automatisch via Internet. Alle bisherigen Programme wie Word oder Excel können weiter benutzt werden. Der Betrieb muss dokumentieren wie die Erstellung und Zeitnahe Archivierung ausgeführt wird. TeamDrive stellt sicher, dass alle Dokumente gesetzeskonform wiederauffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher aufbewahrt werden.
Datenschutz und Datensicherheit inklusive
Wichtig: TeamDrive sorgt über die „allgemeine Bonpflicht“ GoBD hinaus auch automatisch für den vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Datenschutz gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Und schließlich verschafft TeamDriveden Betrieben auch Sicherheit im Falle einer Computerpanne: Gehen die Daten auf dem Firmenrechner verloren, sind sie durch TeamDrive automatisch in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum gesichert.
Zum Ausprobieren kann man TeamDrive kostenlos unter www.teamdrive.deherunterladen. Für den betrieblichen Einsatz fallen Gebühren ab 4,95 Euro netto pro Monat an, die sämtliche Kosten abdecken. „TeamDrive ist wohl die preisgünstigste Möglichkeit, allen Anforderungen an Gesetze, Datenschutz und Sicherheit einschließlich GoBD und DSGVO zu genügen“, meint TeamDrive-Geschäftsführer Detlef Schmuck.