Für KMUs: TeamDrive macht Word und Excel fit für die digitaleBuchführung

• Das Finanzamt schreibt kleinen und mittleren Unternehmen eine digitaleBuchhaltung gemäß GoBD vor.
• Wer es ist nicht beachtet, muss mit empfindlichen Steuernachzahlungen rechnen.
• Mit TeamDrive lassen sich Word und Excel wie bisher verwenden, nur eben GoBD-konform.

Kleine und mittlere Unternehmen sind verpflichtet, die seit 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten. Wer sich nicht daran hält, muss bei der nächsten Betriebsprüfung mit empfindlichen Nachzahlungen rechnen, weil die Finanzämter die Steuern einfach schätzen – und zwar zu ihren Gunsten.

GoBD bedeutet, dass sämtliche Computerdateien so gespeichert werden müssen, dass der Betriebsprüfer später alle Veränderungen lückenlos nachvollziehen kann, also beispielsweise jede Änderung an einer Kalkulation, einem Angebot oder einer Rechnung. Die meisten Betriebe haben die aus den USA stammenden Programme Microsoft Word und Excel im Einsatz – und diese Programme entsprechen nicht der deutschen GoBD-Norm. Abhilfe verspricht dieHamburger Firma TeamDrive GmbH mit ihrem gleichnamigen Dateiverwaltungssystem. „Unser System entspricht allen Anforderungen an eine digitale Buchführung, wie sie vom Finanzamt verlangt wird“, erklärt TeamDrive-Geschäftsführer Detlef Schmuck.

TeamDrive ist ein Datenmanagement- und Archivierungssystem, das einfach zusätzlich zu Microsoft Word, Excel und allen weiteren Programmen auf dem Computer aufgespielt wird. Danach ist gewährleistet, dass alle Dokumente revisionssicher abgelegt werden können, also im Sinne des Finanzamts wiederauffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher aufbewahrt werden. Es werden also weder die Programme noch dieBetriebsabläufe geändert, sondern alles findet wie zuvor statt, „nur“ eben auf Grundlage einer GoBD-konformen Dateiverwaltung.

Besonders gut: TeamDrive entspricht nicht nur der vom Finanzamt auferlegten GoBD-Norm, sondern auch den neuesten Anforderungen an den Datenschutz gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Weiterer Pluspunkt: TeamDrive speichert die Daten nicht nur auf dem Firmenrechner, sondern zusätzlich und ganz automatisch in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum. Falls der Betriebscomputer einmal den Geist aufgibt, geht also nichts verloren. Zudem erspart man sich ein regelmäßiges Backup, um gegen Datenverlust gewappnet zu sein. Man schlägt somit drei Fliegen mit einer Klappe.

Wer sich einen ersten Eindruck von TeamDrive verschaffen will, kann dieSoftware kostenlos unter www.teamdrive.de herunterladen und ausprobieren. Sobald der Einsatz für betriebliche Belange erfolgt, werden minimale Gebühren ab 4,95 Euro netto pro Monat (bei jährlicher Zahlung) erhoben. Ein Kaufpreis fällt nicht an, mit der Monatsgebühr sind sämtliche Kosten abgedeckt. „TeamDrive ist die preisgünstigste Möglichkeit, GoBD, DSGVO und allen sonstigen Anforderungen an Gesetze, Datenschutz und Sicherheit zu genügen“, behauptet TeamDrive-Geschäftsführer Detlef Schmuck.

Wie sicher die TeamDrive-Software ist, lässt sich übrigens daran ablesen, dass sie von zahlreichen Steuerberatern genutzt und sogar vom Deutschen Anwaltverein empfohlen wird. Das ist darauf zurückzuführen, dass TeamDrivealle Kundendaten lückenlose verschlüsselt, so dass nicht einmal Geheimdienste – und natürlich auch nicht der Fiskus – an die Informationen herankommen.