TeamDrive jetzt GoBD-konform

TeamDrive jetzt GoBD-konform

Software muss auf digitale Betriebsprüfung vorbereitet sein, sonst drohen Steuernachzahlungen

Hamburg, 7. März 2019 – Die TeamDrive Systems GmbH hat ihre gleichnamige Sync-und-Share-Software GoBD-kompatibel gemacht. Der Dienst zum Speichern, Synchronisieren und gemeinsamen Bearbeiten von Daten und Dokumenten erfüllt somit die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Unternehmen können TeamDrive also rechts- und steuerkonform für alle buchhaltungsrelevanten Unterlagen verwenden. TeamDrive gilt als einer der sichersten Datendienste in Deutschland, der allen gesetzlichen Anforderungen genügt, von der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bis zur GoBD. Die TeamDrive GmbH ist ein zu 100 Prozent deutsches Unternehmen und alle Daten werden auf Servern in Deutschland gehalten, so dass TeamDrive-Anwender von der unsicheren US-Gesetzgebung nicht betroffen sind. Losgelöst davon gewährleistet bei TeamDrive eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, dass nur der Anwender selbst die Daten lesen kann – weder der Anbieter noch irgendeine Behörde auf der Welt ist in der Lage, die Daten zu entschlüsseln. Mit der GoBD-Konformität setzt TeamDrive diese strikte Ausrichtung an den höchsten Datenschutz-, Sicherheits- und Rechtsnormen der Bundesrepublik Deutschland und der Europäischen Union fort, teilt das Hamburger Unternehmen mit.

GoBD-Konformität ist geltendes Recht

Das Bundesministerium für Finanzen (BFM) hat bereits 2014 neue „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgelegt, die seit dem Veranlagungsjahr 2015 gelten. Die GoBD schreibt ein ordnungsmäßiges digitales Rechnungswesen inklusive aller vor- und nebengelagerten IT-Systeme vor. Betroffen sind daher nicht nur Buchhaltungsprogramme, sondern beispielsweise PC-Kassen-, Warenwirtschafts-, Fakturierungs-, Messwaagen-, Kostenrechnungs-, Zeiterfassungs- und Dokumentationsmanagementsysteme.

Bei gravierenden Verstößen gegen die GoBD sind die Finanzbehörden angehalten, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Doch die mittelständische Wirtschaft ist auf die digitale Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden kaum gefasst. Bislang wurden bei Betriebsprüfungen nämlich nur die reinen Buchhaltungsdaten geprüft. Auf eine Prüfung der Daten aus den Vor- und Nebensystemen sind die meisten Unternehmen nicht vorbereitet: Viele können diese Daten in der geforderten Form den Finanzbehörden nicht zur Verfügung stellen. Zudem haben viele mittelständische Unternehmen noch akuten Nachholbedarf beim Aufbau eines angemessenen internen Kontrollsystems (IKS) und der Verfahrensdokumentation der eingesetzten IT-Systeme, alles auch geltende Anforderungen der GoBD.

Die Folgen der „digitalen Steuerfalle“ können verheerend und sogar existenzbedrohend sein: Stellen die Betriebsprüfer GoBD-Mängel fest, können sie daraus Zuschätzungen zu den bisher vom Unternehmen ermittelten Ertrags- und Umsatzsteuern ableiten – also die Steuerbelastung nachträglich erhöhen.

Die Finanzbehörden haben bereits begonnen Spezialisten einzusetzen, die bei Betriebsprüfungen die betroffene Software gezielt auf Schwachstellen bezüglich der neuen GoBD abklopfen. Wichtig: Die Anwender sind selbst verantwortlich für die Einhaltung der GoBD und damit für die Ordnungsmäßigkeit der zur Buchführung eingesetzten Softwareprodukte.

TeamDrive-Geschäftsführer Detlef Schmuck erläutert: „Die seit 2015 laufende Schonfrist ist zum 1.1.2017 ausgelaufen und jetzt werden die Finanzbehörden strikt auf die GoBD-Konformität achten. Wer IT-Systeme im Einsatz hat, die diesen Anforderungen nicht genügen, muss mit empfindlichen Steuernachzahlungen rechnen. Dazu gehört auch das gesamte Datei- und Dokumentenmanagement im Unternehmen, sofern Angebote, Kalkulationen, Leistungsnachweise, Abrechnungen oder andere Informationen, die Einfluss auf die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens haben können, betroffen sind.“

Die deutsche Gesetzeslage lehnt sich übrigens an die „OECD Guidance on Tax Compliance for Business and Accounting Software 2005“ an.

Für interessierte Unternehmer hält TeamDrive ein aktuelles WhitePaper „Information zur Digitalisierung und GoBD“ bereit.

TeamDrive gilt als die „sicherste Sync&Share-Software der Welt made in Germany“ für das Speichern, Synchronisieren und Sharing von Daten und Dokumenten, weil sie den Hochsicherheitsanforderungen gem. Paragraph 203 Strafgesetzbuch für Berufsgeheimnisträger entspricht. Grundlage bildet eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die gewährleistet, dass nur der Anwender selbst die Daten lesen kann – weder TeamDrive noch irgendeine Behörde auf der Welt kann die Daten entschlüsseln. Diese technische und rechtsverbindliche Sicherheit wissen über 500.000 Anwender und mehr als 5.500 Unternehmen aus allen Branchen zu schätzen, von der Industrie über das Gesundheitswesen sowie Wirtschafts- und Steuerberatung bis hin zur öffentlichen Verwaltung. TeamDrive unterstützt Windows, Mac OS, Linux, Android und iOS.