Gesetzeskonform digital buchhalten mit TeamDrive

Gesetzeskonform digital buchhalten mit TeamDrive

TeamDrive bietet für selbstständige und kleine Firmen einfache und preiswerte Archivierung sensibler Daten in der Cloud

Hamburg, 20. Dezember 2018 – Die strikten Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in Elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) können für Unternehmen schnell teuer werden. Werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen nämlich nicht korrekt elektronisch archiviert kann die Buchführung schnell aufgrund formeller Fehler abgelehnt werden. Darunter fällt etwa, wenn keine Verfahrungsdokumentation vorliegt. „Im Zweifelsfall liegt die Beweislast bei der Firma. Doch um diese ableisten zu können müssen Daten ordnungsgemäß abgelegt worden sein“, warnt Detlef Schmuck, Geschäftsführer der TeamDrive Systems GmbH (www.teamdrive.com). Alle relevanten Informationen zur GoBD hat TeamDrive im aktuellen Whitepaper zusammengefasst. Eine Checkliste ermöglicht, Fehler in der elektronischen Buchhaltung zu vermeiden (https://teamdrive.com/whitepaper/).

Archivierungslösung GoBD-konform

Mit Hilfe der revisionssicheren Aufbewahrung von TeamDrive können Unternehmen strikte dienstliche Regelungen sicher erfüllen. „Daten dürfen nicht veränderbar und nicht löschbar sein. Außerdem müssen sie dauerhaft nachvollziehbar abgelegt werden. Was das im Einzelnen bedeutet, ist vielen Firmen nicht bewusst: Mails, die nur zum Übermitteln eines Dokuments ähnlich einem Briefumschlag dienen, können zum Beispiel direkt in den Papierkorb. Andere dürfen nicht einfach im jeweiligen E-Mail-Programm weggespeichert sein, vielmehr muss die Unveränderbarkeit nachweisbar sein“, erklärt Schmuck.

Folgende sechs Punkte regeln die Richtlinien der GoBD:

1.       Die Buchführung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein

2.       Die Buchführung muss vollständig vorliegen

3.       Alle Angaben müssen richtig sein

4.       Die Belege und Dokumente sind zeitnah zu erfassen. Bei unbaren Geschäften muss die Belegsicherung innerhalb von zehn Tagen erfolgen, bei kreditorischen innerhalb von acht Tagen. Bei Barzahlungen sind die Einnahmen und Ausgaben täglich festzuhalten.

5.       Die Dokumente liegen in geordneter Form vor

6.       Die Buchführung darf nicht manipulierbar sein

Unternehmensfreundliche TeamDrive-Lösung

TeamDrive möchte Unternehmen den Umgang mit der sicheren Buchhaltung erleichtern: Die Software ermöglicht Unternehmen, die Dokumente in die Cloud hochzuladen und die Daten unveränderbar abzuspeichern. Bei jeder Installation erstellt TeamDrive Systems ein RSA 2048/3072 Schlüsselpaar für den vertraulichen Schlüsselaustausch. Alle Daten werden AES-256 verschlüsselt bevor Sie in die Cloud hochgeladen werden und die Schlüssel verbleiben beim Anwender. Mit der Ende-zu-Ende Verschlüsselung erhält nur der Anwender selbst Zugang zu unverschlüsselten Daten. Der Anwender erstellt einen Ordner, in dem auch alte Dokumente kopiert und mit entsprechenden Aufbewahrungsstartzeitpunkten rückdatiert werden können. Bei jeder Änderung wird eine neue Version gespeichert. Ein unlöschbarer AuditTrail garantiert die Nachvollziehbarkeit.

TeamDrive gilt als die „sicherste Sync&Share-Software der Welt made in Germany“ für das Speichern, Synchronisieren und Sharing von Daten und Dokumenten, weil sie den Hochsicherheitsanforderungen gem. Paragraph 203 Strafgesetzbuch für Berufsgeheimnisträger entspricht. Grundlage bildet eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die gewährleistet, dass nur der Anwender selbst die Daten lesen kann – weder TeamDrive noch irgendeine Behörde auf der Welt kann die Daten entschlüsseln. Diese technische und rechtsverbindliche Sicherheit wissen über 500.000 Anwender und mehr als 5.500 Unternehmen aus allen Branchen zu schätzen, von der Industrie über das Gesundheitswesen sowie Wirtschafts- und Steuerberatung bis hin zur öffentlichen Verwaltung. TeamDrive unterstützt Windows, Mac OS, Linux, Android und iOS.