Der höchste Berg der Welt ist der deutsche Aktenberg
Der Mount Everest ist nicht hoch genug – die Aktenmenge in den Archiven mittelständischer Unternehmen hat mittlerweile eine Höhe von mehr als 50.000 km erreicht und würde damit schon weit ins Weltall ragen
Saarbrücken, 21. Januar 2014 – Deutschland deine Aktenberge. Stapelt man alle Aktenordner, die derzeit in den Archiven mittelständischer Unternehmen lagern, der Breite nach aufeinander, so ergibt sich dadurch eine Höhe von mehr als 50.000 Kilometer – was 6.000 Mal höher ist als der Mount Everest, der bis dato höchste Berg über dem Meeresspiegel. Diese etwas kuriose Berechnung legt das Unternehmen Blitzarchiv vor, um auf die riesigen Mengen an aufbewahrungspflichtigen Papierdokumenten hinzuweisen, die in den Lagerräumen der mittelständischen Firmen schlummern – größtenteils unter Missachtung der deutschen Datenschutzbestimmungen.
Blitzarchiv-Geschäftsführer Benedikt Steinmetz rechnet vor: In Deutschland gibt es laut Institut für Mittelstandsforschung (IfM Bonn) etwa 3,7 Millionen mittelständische Unternehmen; legt man zugrunde, dass durchschnittlich etwa 180 volle Aktenordner bei jedem Unternehmen im Archiv schlummern, ergibt das eine Gesamtzahl von 666 Millionen Ordnern. Bei einer Rückenbreite von etwa acht Zentimetern führt dies insgesamt zu einer Höhe von 53.280 km. Reiht man die Aktenordner der Breite nach auf, so ergibt sich daraus eine Strecke einmal rund um die Erdkugel (40.000 km) und zusätzlich noch einmal die Entfernung von Berlin nach Australien (Darwin, etwa 13.000 km).
Die negativen Folgen bei mangelhafter Lagerung in Eigenregie sind nicht zu unterschätzen. „Bei Verlust der Akten oder Nichteinhalten der Datenschutzbestimmungen haftet das einlagernde Unternehmen selbst“, erklärt Steinmetz. Abhilfe hierfür schafft laut dem Experten die Auslagerung der Akten an einen externen Dienstleister, der sich sowohl um die Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen kümmert als auch die Aktenordner systematisch verwaltet. Einige Milliarden Euro könnte der Mittelstand durch die Auslagerung der Akten an externe Dienstleister jährlich allein an Jahresmiete einsparen, hat eine aktuelle Untersuchung von Blitzarchiv ergeben.
Durch die Auslagerung wird zudem ein weiterer Nachteil des eigenen Aktenlagers vermieden. Auf der Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen müssen oft viele Aktenordner, im schlimmsten Fall das gesamte Archiv durchforstet werden. „Oftmals ist das Suchen nach bestimmten Unterlagen in den Archivräumen ein Riesenaufwand. Gibt man die Akten jedoch in die Hände eines externen Dienstleisters, dann braucht man sich eigentlich um nichts mehr selbst kümmern“, ergänzt Steinmetz.
Blitzarchiv (www.blitzarchiv.de), ein Dienst der Aktentreuhand DE GmbH, ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte Aktenlager. Blitzarchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten. Der Kunde behält dennoch die volle Kontrolle über seine Geschäftsakten. Mit wenigen Klicks im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen. Die Abholung der Akten durch Blitzarchiv erfolgt schon am nächsten Arbeitstag – ganz gleich ob ein kompletter Container oder nur ein einziger Aktenkarton ausgelagert wird. Die Akten sind versichert, die Archivierung erfolgt anonymisiert, der Kunde kann die Akten jederzeit über das Onlineportal zurück fordern. Ergebnis: die Kunden von Blitzarchiv sparen Raum, Zeit und Geld.
Weitere Informationen: Aktentreuhand DE GmbH, Kaiserstraße 4c, 66133 Saarbrücken, E-Mail: presse@blitzarchiv.de, Internet: www.blitzarchiv.de
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