Softwareverband: 5 Schritte für schlanken Q&A-Prozess bei Transaktionen
• Software-Initiative Deutschland e.V. (SID) hat in Kooperation mit dem SaaS-Spezialisten Drooms ein Whitepaper für einen automatisierten Frage-Antwort-Workflow bei M&A- und Immobilientransaktionen erstellt
• Grundlage hierfür ist das integrierte Q&A-Tool des Datenraumanbieters
• Whitepaper für Transaktionen inklusive 5-Schritte-Methode steht kostenfrei unter http://www.drooms.com/de/whitepaper/qa zur Verfügung
Köln, 5. November 2013 – Ein aktuelles Whitepaper der Software-Initiative Deutschland e.V. (SID, www.softwareinitiative.de) zeigt auf, wie der Q&A-Prozess bei M&A- und Immobilientransaktionen möglichst schlank und effizient umgesetzt werden kann. Das in Kooperation mit dem SaaS-Spezialisten Drooms (www.drooms.com) entwickelte Papier stellt eine 5 Schritte-Methode vor. Grundlage hierfür ist das integrierte Q&A-Tool des Datenraumanbieters. Dies ermöglicht einen automatisierten, softwaregestützten Prozess zur effizienten und vertraulichen Durchführung des Frage- und Antwort-Workflows bei M&A- und Immobilientransaktionen.
Der klassische Q&A-Prozess ist papiergestützt oder basiert auf E-Mails oder Excel-Sheets, was laut Jan Hoffmeister, SID-Arbeitskreisleiter „Virtueller Datenraum“ und Drooms-Geschäftsführer, zu fehlender Prozesseffizienz und mangelhafter Compliance führt. „Trotzdem ist diese Arbeitsweise auch heute noch stark verbreitet“, betont Hoffmeister. Ganz anders verhält es sich bei einem automatisierten Q&A-Tool: „Hier sind Prozesseffizienz und Compliance gegeben, was entscheidende Vorteile mit sich bringt. Ein individuell konfiguriertes Q&A-Tool ist auf die Prozesse des Verkäufers zugeschnitten und verteilt die Fragen an die richtigen Personen inklusive der Freigabestufen.“ Dies erlaube den Unternehmen, sich wieder voll und ganz auf die Inhalte und nicht auf die Prozesse zu konzentrieren.
Ein reibungsloser, vertraulicher und effizienter Q&A-Prozess wird von Drooms und der SID in die fünf Schritte Konfiguration, Ausführung, Überwachung des Frage- und Antwortprozesses, Aktualisierung des Datenraums und Offenlegung im SPA (Sales and Purchase Agreement) aufgeteilt. Dementsprechend trägt eine gut strukturierte Q&A-Management-Plattform (Schritt 1) maßgeblich zur Abwicklungsgeschwindigkeit bei und kann so die Transaktion verkürzen. Dies wird durch zuvor definierte Zuständigkeiten möglich, welche lange Abstimmungsprozesse und das Suchen von Verantwortlichen während der Due Diligence vermeiden.
Die intensivste Phase innerhalb eines Q&A-Prozesses ist laut Hoffmeister die Workflow-Phase (Schritt 2), die in der Regel zwei bis acht Wochen dauert. Mit Hilfe eines virtuellen Q&A-Tools und klar definierten Prozessen können mehrere tausend Fragen strukturiert und effektiv bearbeitet werden. Besonders wichtig für den Ablauf ist es, dass das Projektmanagement ständig den Überblick (Schritt 3) über den Status der einzelnen Fragen behält und sehen kann, welches Spezialisten-Team mit der Beantwortung im Rückstand ist.
„Oft führen die Antworten auf Fragen auch dazu, dass Dateien im Datenraum aktualisiert oder zusätzliche Dokumente hochgeladen und somit Teil der gesamten Dokumentenoffenlegung der Transaktion werden“, beschreibt der Leiter des SID-AKs „Virtueller Datenraum“ den vierten Schritt. Zum Ende der Due Diligence müssen alle Fragen und Antworten für die jeweilige Interessentengruppe der Bieter, die den Vermögenswert tatsächlich erwerben wird, in der Berichterstattung (Schritt 5) aufgenommen werden. Der gesamte Q&A-Prozess zwischen dem Verkäufer und späterem Käufer wird zentral auf CD/DVD dokumentiert und wird als Anhang Teil des Kaufvertrags (Sales and Purchase Agreement, SPA).
Das Whitepaper für Transaktionen inklusive 5-Schrittemethode steht kostenfrei unter http://www.drooms.com/de/whitepaper/qa zur Verfügung.
5 Schritte-Methode für schlanken Q&A-Prozess bei Transaktionen
1. Konfiguration
2. Ausführung
3. Überwachung
4. Update Datenraum
5. Offenlegung im SPA Reporting
© 2013 Drooms
Die Software-Initiative Deutschland e.V. (SID) wurde als IT- und Softwareverband gegründet, um auf die wachsende Bedeutung von Software in immer mehr beruflichen und unternehmerischen Lebensbereichen aufmerksam zu machen. Auf etwa 2 Billionen Euro werden die Investitionen der Verbraucher, der Wirtschaft und der öffentlichen Hand in Computersoftware geschätzt. Die SID versteht sich als Diskussionsforum der Fachleute und hat zugleich die Aufklärung der Verbraucher zum Ziel. Darüber hinaus entwickelt die Software-Initiative Arbeitskreise, Foren und Plattformen zur Adressierung des deutschen Marktes, beispielsweise für Softwareentwicklung, SaaS, virtuelle Datenräume und die Weiterentwicklung des Internets. Die SID versteht sich als integrierender Verband, der gerne mit anderen Verbänden, Organisationen und Unternehmen zusammenarbeitet.
Weitere Informationen: Software-Initiative Deutschland, E Mail: contact@softwareinitiative.de, Internet: www.softwareinitiative.de
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