Dokumentenmanagement sicher machen: Verwaltung gemäß DSGVO und GoBD

Im ERP mit integriertem Dokumentenmanagement-System liegen die Daten sicher

Ostfildern, 30. August 2017 – Im August findet ein Rentner in Frankfurt mehr als 200 Aktenordner, entsorgt zwischen einem Friedhof und einer Kleingartenanlage. Die Unterlagen sind vertraulich und sensibel, nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Katastrophe, die teuer werden kann. Unternehmer, vor allem auch kleine und mittelständische Firmen, sollten daher auf ein digitales Dokumentenmanagement umstellen, im Idealfall als Bestandteil eines ERP-Systems. „Entscheidend ist die vollständige, indexierte und revisionssichere elektronische Archivierung. Mit einer Softwarelösung wird das komplett erfüllt und entspricht nicht nur den Regeln der GoBD*, sondern auch der Datenschutz-Grundverordnung“, erklärt Christian Biebl, Geschäftsführer von Planat. Das Stuttgarter Softwarehaus rüstet vor allem produzierende Betriebe mit FEPA aus, einem ERP-System State of the Art. Mit einem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) erweitert Planat die Lösung zu einem elektronischen Archiv.

Vor Zugriff geschützt

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung DSGVO macht den „Unbefugten“ zum teuersten Mitarbeiter von Unternehmen. „Ein Mitarbeiter, der in personenbezogene Daten Einblick hat, obwohl er diese spezifischen Informationen für seine Tätigkeit nicht benötigt, kann teuer werden. Die Bußgelder gemäß DSGVO betragen bis zu vier Prozent vom erwirtschafteten Jahresumsatz“, warnt Christian Biebl. Da ein ERP-System zur Verwaltung der Ressourcen und Prozesse definierte Rollen und Zugriffsrechte hat, ist die Dokumentenverwaltung innerhalb von FEPA dem untergeordnet. Damit kann auch nur zugreifen, wer das Recht auf einen Zugriff hat. Die sich noch weiter digitalisierende Zukunft, abgekürzt unter dem Sammelbegriff Industrie 4.0, macht die Nutzung einer papierarmen Unternehmensverwaltung zudem nötiger denn je. Über ein effizientes Dokumentenmanagement sowie ein tief prozessual verankertes ERP-System haben Unternehmen viel der Vorarbeit bereits geleistet.

Effizientere Prozesse

Im Jahr 2016 ergab eine IDC-Studie zum Thema „Print & Document Management“, dass die Suche nach Dokumenten einer der größten Effizienzkiller im Unternehmen ist. 42 Prozent der Befragten haben hier Probleme, ebenso problematisch ist die gesetzeskonforme Archivierung (36 Prozent) der Dokumente. „Die Datenhaltung zwischen Aktenordner, Ablagekorb und File Server kann in einem Geschäftsbetrieb für Fehler und immense Ineffizienz sorgen. Wir erleben häufig, dass sich bei Einsatz von FEPA gemeinsam mit dem DMS-Modul die Produktivität im zweistelligen Prozentbereich erhöht“, analysiert der Planat-Geschäftsführer Christian Biebl. Daher seien Unternehmen gut beraten, sich rechtzeitig auf die digitale Zukunft einzustellen – und sich damit zudem noch Wettbewerbsvorteile zu sichern.

* Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Die Planat GmbH (www.planat.de) bietet mit der skalierbaren ERP/PPS-Standardsoftware FEPA einen flexiblen IT-Service „Made in Germany“ für den produzierenden Mittelstand. In der Basisversion verantwortet die Software Vertrieb, Beschaffung, Logistik, Produktionsplanung und -steuerung mit Betriebsdatenerfassung und betriebswirtschaftliche Anwendungen. On top können bedarfsgerecht branchenspezifische Softwareinhalte integriert und diverse Add-ons, wie z.B. ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Customer-Relationship-Management (CRM), eingesetzt werden. Das innovative, modulare Softwarekonzept ergänzt Planat seit mehr als 35 Jahren durch branchenspezifische Beratung sowie durch verlässlichen Support.